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En los últimos diez abriles hemos trillado cómo el Business Intelligence (BI) ha pasado de ser exclusivo de grandes corporaciones a convertirse en una penuria básica incluso para pymes. La paradoja es clara: nunca hubo tantas herramientas, pero nunca fue tan factible caer en lo que llamo “banalytics”: paneles que lucen modernos, pero no cambian decisiones. Y eso, sinceramente, es perder el tiempo. En este artículo te explicamos qué es el Business Intelligence, usos, ventajas y ejemplos. ¡No te lo pierdas!
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El Business Intelligence (BI), en castellano Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocio es “un conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten la monasterio, depuración y transformación de datos para convertirlos en información significativa y conocimiento”. Correcto, pero insuficiente. Si estás en el consejo de una empresa, lo que quieres memorizar es otra cosa: ¿cómo convierte BI los datos que ya tienes en decisiones que mejoran resultados mañana mismo?
BI es la capa que conecta negocio con existencia. En la experiencia, se compone de procesos de captura (ERP, CRM, ecommerce, sensores), transformación (ETL/ELT), almacenamiento (data warehouse) y visualización (dashboards, informes, alertas). Pero lo que de verdad importa es el último paso: que esa visualización cambie tu decisión. Si tu equipo de ventas entra en un panel y ajusta la estrategia de precios en tiempo real, eso es BI funcionando. Si lo miran, asienten y siguen igual, lo que tienes es “banalytics”.
Dentro de las soluciones BI existen diferentes opciones. Al apoyarse en unas tecnologías que se desarrollan rápidamente, estas soluciones van cubriendo nuevos aspectos y mejorando otros. Así que las se incluyeron primero darán paso a otras que surgirán con el tiempo.
En cualquier caso, las soluciones más habituales (todas juntas o sólo algunas de ellas), están las basadas en la creación de informes tanto predefinidos como a medida, junto a su distribución de forma automatizada (reporting o corporative reporting).
Algunas soluciones serían:
De hecho, las soluciones BI están en un proceso de transformación. Engloban desde los sistemas usados para la medición de los datos corporativos y los informes relacionados hasta a aquellos que también soportan análisis, predicción, y las funcionalidades de descubrimiento de datos (Data discovery). De esta forma podemos ver que la Inteligencia Empresarial se apoya en gran medida en el Big Data con el análisis de datos y el desarrollo de los mismos.
Si quieres profundizar en los que está por venir y los casos de éxito de Business Intelligence, aquí tienes un Webinar de Miguel Ángel Aparicio.
Pongamos un ejemplo para ver cómo se utilizan estas tecnologías; este ejemplo es el de una gran empresa donde se requieren todas estas funcionalidades, por lo que nos servirá para entender dónde encaja cada una de ellas en nuestras empresas. Imaginemos un negocio que tiene diferentes programas de software en uso: un ERP, un programa desarrollado especialmente para controlar sus sistemas de producción, un CRM, etc.
Aunque no siempre es necesario cruzar los datos de un sistema con todos los otros, se hace hasta cierto punto. Esto implica que hay que hacerlo externamente. Por ejemplo, en las hojas de cálculo los usuarios avanzados recogen datos de los diferentes sistemas y los cruzan.
Es un sistema muy proclive a errores, aparte de caro (necesita siempre personal disponible), y lento (este personal ha de preparar en cada caso el tipo de información requerida). Las soluciones BI, permiten prepararlo anticipadamente: hay soluciones de diferentes tipos (por ejemplo las basadas en metadatos), pero las más conocidas son las de los almacenes de datos especiales.
Estas permiten tener estos datos disponibles habiéndolos tratado previamente para corregir y/o descartar errores (son habituales errores tan chocantes como fechas de otros siglos, zonas geográficas mal escritas, etc.). Además de almacenarlos con las agrupaciones previas que se requieran (temporales, geográficas, por tipo de negocio, otras), por lo que luego cualquier informe, cuadro de mando, etc., que los necesite, será mucho más eficiente.
Estos almacenes de datos especiales tienen muchas más funcionalidades interesantes. Sin embargo, para algunos casos concretos pueden no ser la solución perfecta (este post no pretende ser un tratado al respecto): como siempre, dependerá de cada caso y para ello están los especialistas en estas tecnologías.
Una vez tenemos esos datos preparados y cruzados, habrá usuarios que sólo precisarán del desarrollo de una parte de ellos.
Por ejemplo, los informes predefinidos con una cierta cadencia serán útiles para las visitas de los comerciales cada semana. Otros, como los responsables de ventas, requerirán datos agregados de ventas de productos por vendedores y zonas geográficas. Además de datos para el seguimiento correcto de los presupuestos y las previsiones de ventas.
Directivos o responsables de objetivos, necesitarán cuadros de mando para seguir la evolución de los indicadores claves de la empresa. En el sector hospitalario se usarán para medir el uso de las camas o las visitas por paciente. Otros deberán poder cruzar datos para proporcionar conocimiento y descubrir patrones que modifiquen o creen nuevas formas de trabajar. Es famoso el ejemplo de las cervezas y los pañales. Como al tener hijos pequeños no se puede salir tanto se tiende a consumir más en los hogares, por lo que se ponían cerca las unas de los otros.
Pero… ¿por qué se requieren las soluciones BI? ¿Qué aportan y en qué nos ayudan? Desde la empresa, hace años el foco estaba en disponer de programas de gestión que mejoraran el día a día. Estos programas son básicamente los llamados ERP (Enterprise Resource Planning). Hoy en día queremos montar una empresa Data Driven que se dirija fácilmente desde los datos con ventajas como:
Una pyme de retail online con la que trabajamos pasó de actualizar informes de ventas una vez al mes a tener un panel diario con márgenes, rotación de stock y tasa de conversión. El cambio fue inmediato: menos improvisación, más decisiones ágiles. El resultado: reducción del 18% en compras innecesarias y margen bruto al alza.
En logística, un dashboard bien diseñado permite detectar cuellos de botella y anticipar retrasos. Una empresa de transporte redujo un 22% sus incidencias solo con un cuadro de mando que cruzaba rutas, tiempos y cargas. Sin algoritmos futuristas, solo visibilidad.
BI también toca marketing. Con segmentación basada en datos, una fintech pudo reducir la tasa de abandono de clientes en un 12% ajustando campañas personalizadas. Aquí la clave no estaba en más inversión, sino en detectar patrones de uso en tiempo real y actuar antes de que el cliente se fuera.
Los equipos financieros utilizan BI para controlar impagos, fraudes y desviaciones presupuestarias. Una aseguradora redujo un 15% el fraude en reclamaciones gracias a alertas configuradas en su sistema BI. Esto no solo ahorra dinero: protege la confianza del cliente y del regulador.
Ahora que ya sabemos sus múltiples usos y en qué consiste el Business Intelligence, veamos algunos ejemplos de empresas que lo han aplicado internamente:
La compañía Toyota Motor no es la primera vez que se pone a la cabeza de la innovación en el sector empresarial mundial. La destacamos porque la automotriz incorporó software de gestión de la información que le permitió reducir los costes de producción, consiguiendo mayores número de clientes.
Otro ejemplo de compañía del motor que se vale del uso de BI es Bridgestone Firestone quien utiliza un software de gestión de la información para la distribución de sus productos como para la logística de recepción y compra de materias primas exportadas de diferentes lugares del mundo.
También grandes cadenas de supermercados como Wal-Mart o de restauración como Wendy’s y Ruby Tuesday y Friday’s utilizan Business Intelligence para la toma de decisiones basadas en los datos que aportan los clientes pudiendo mantener la fidelidad y maximizar sus ventas.
Dentro de la escuela contamos con alumnos formados en nuevas tecnologías como Business Intelligence, Big Data o Inteligencia Artificial. En esta ocasión seguimos la tendencia del mercado laboral con formación en BI. Descubre todo lo que puedes aprender.
¿Te ha gustado este post sobre Business Intelligence o BI? No olvides compartirlo y si lo tuyo es la analítica de datos, no te pierdas el Master en Business Intelligence con el que aprenderás a utilizar las técnicas y herramientas más importantes para obtener inteligencia de negocio de los datos.
La confusión es habitual: muchos meten BI y Business Analytics en el mismo saco. Pero no son lo mismo. BI responde a “qué está pasando y qué ha pasado”. Analytics responde a “qué pasará y qué debemos hacer”. Una diferencia que parece académica, pero que cambia por completo cómo gestionas un negocio.
Lo diré claro: sin BI sólido no hay analytics que valga. Si tu dato no es limpio, gobernado y visible, los modelos predictivos no son más que castillos en el aire. Gartner lo repite en cada informe: la madurez en BI es un prerrequisito para analytics de calidad.
Comparativa BI vs Analytics
| Criterio | Business Intelligence | Business Analytics |
|---|---|---|
| Horizonte | Pasado y presente: qué ha pasado, qué ocurre | Futuro: qué pasará, qué conviene hacer |
| Tipo de análisis | Descriptivo y diagnóstico | Predictivo y prescriptivo |
| Salidas habituales | Dashboards, informes, alertas | Predicciones, optimizaciones, recomendaciones |
| Usuarios | Dirección, mandos intermedios, operaciones | Analistas, data scientists, comité estratégico |
| Requisitos | Datos limpios, gobierno, modelo estable | Todo lo anterior + capacidad de modelado y experimentación |
| Ejemplo | Panel de ventas por canal y margen | Modelo que predice demanda y optimiza inventario |
Por eso en IEBS diferenciamos claramente entre nuestros programas: el Máster en Big Data y Business Intelligence pone la base sólida, mientras que otros itinerarios más analíticos exploran predicción y machine learning.
Herramientas y criterios para elegir BI
Lo peor que puedes hacer es elegir herramienta por moda o porque “la usa la competencia”. El criterio debería ser otro: ¿para qué la necesitas, quién la usará y cuánto te costará mantenerla?
Algunos criterios clave que recomienda Gartner y que vemos en proyectos reales:
En este sentido, la nube ha democratizado el acceso: AWS, Azure o Google Cloud ofrecen plataformas BI escalables, y soluciones open source como Metabase o Superset son viables para pymes con recursos limitados. Lo importante no es la marca, sino que BI esté al servicio de tu transformación digital.
Un error clásico es obsesionarse con métricas de vanidad. BI no es acumular gráficos, es seleccionar los pocos indicadores que definen si tu negocio crece o se hunde. Aquí algunos ejemplos por área:
Coste de adquisición (CAC), valor de vida del cliente (LTV), tasa de conversión, churn rate, win rate, retorno de inversión publicitaria.
OTIF (entregas a tiempo), roturas de stock, coste por pedido, OEE (eficiencia global de equipos).
Margen de contribución, ciclo de conversión de caja, días de cobro (DSO) y de pago (DPO).
Después de ver decenas de proyectos fallidos, puedo resumirlo en cuatro:
BI no puede ser un experimento de IT. Necesita el empuje del comité de dirección. Sin propósito claro, se convierte en un juguete caro.
Si tus datos son inconsistentes, da igual la herramienta. Un panel que engaña es peor que no tener panel. Aquí entran conceptos de data governance y data quality.
Empresas con 50 paneles y ningún cambio real. Mejor tres paneles críticos que guíen decisiones que decenas sin impacto.
Todo proyecto BI debe medirse: tiempo ahorrado, ingresos adicionales, costes evitados. Si no puedes cuantificarlo, revisa si merece la pena.
El BI no está quieto. Gartner y McKinsey coinciden: el futuro inmediato se juega en tres frentes:
Esto conecta con la cultura de datos que defendemos en IEBS: BI no es un destino, es un camino hacia una empresa data-driven.
Si hay una idea que quiero que te lleves es esta: un BI útil es el que cambia decisiones reales. Todo lo demás es “banalytics”. BI no es la herramienta, es la disciplina de preguntarte cada día: ¿qué dicen mis datos y qué haré distinto gracias a ellos?
En IEBS llevamos más de una década formando a líderes en este terreno. Si quieres profundizar, te recomiendo nuestro Máster en Big Data y Business Intelligence y el MBA, donde trabajamos BI no como moda, sino como músculo estratégico para negocios digitales.
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