hay empresas que todavía piden los tickets en físico para devolver gastos a sus trabajadores

En pleno 2025, cuando casi cualquier trámite puede hacerse desde el teléfono móvil, aún hay empresas que viven en una especie de cápsula temporal: obligan a sus empleados a imprimir, recortar y pegar recibos de gastos en hojas de papel para obtener un simple reembolso. Sí, textualmente con tijeras y pegamento.

Este disparatado fue recientemente narrado en un subreddit por un sucesor que trabaja —ironías del destino— en una empresa de tecnología. Y sin bloqueo, cada vez que quiere que le devuelvan un desembolso de trabajo, debe presentar los comprobantes en físico, pegados a mano sobre un formulario de papel. Entre risas y resignación, aclara que tuvo que "hacer esto por un café de cuatro dólares".

Su dirigente le respondió que "es que así lo prefiere contabilidad", pero no se le escapa la ironía del asunto:

"Desarrollamos herramientas internas para clientes, pero no podemos encontrar la forma de no usar papel en 2025".

Una destreza digna de los 90

Aunque parezca un caso exagerado, los comentarios que siguieron en la publicación mostraron que no se alcahuetería de un caso incidental. Decenas de usuarios compartieron experiencias similares: compañías que aún exigen copias al carbón, hojas firmadas con tinta o recibos grapados a formularios impresos. 

Algunos incluso mencionaron tener que usar formularios de 'papel autocopiativo', una tecnología popular en oficinas de los primaveras 80 y 90.

Un sucesor recordaba con incredulidad:

"Me enseñaron cómo satisfacer formularios de papel carbón. La copia bonita va a la empresa, y la amarilla, difícil de estudiar, se archiva para siempre".

Otros mencionaron que sus empresas aún trabajan con hojas de cálculo en Excel impresas, o con sistemas internos heredados de la era del DOS. Todo esto en organizaciones que se autodenominan 'innovadoras' y/o 'tecnológicas'.

Contabilidad: el zaguero bastión del papel

Buena parte del problema parece concentrarse en los departamentos de contabilidad y suministro. Como explicaba un sucesor que trabaja en ese ámbito:

"La contabilidad es terriblemente mala para usar tecnología. Empieza en el nivel del director financiero, y de ahí para debajo. La mayoría de los directores financieros no saben hacer contabilidad sin un software que lo haga por ellos, y cuando se alcahuetería de cambiar procesos, simplemente no quieren".

A veces, la resistor no viene solo de la costumbre. Algunas empresas se justifican con argumentos legales: en ciertos países, la carta fiscal aún exige conservar los comprobantes originales para auditorías o deducciones de impuestos.

En Alemania, por ejemplo, un comentarista explicaba que su empresa debía seguir cada recibo físico "por cuestiones de impuestos". Sin bloqueo, incluso allí, muchos países ya permiten equivalentes digitales siempre que cumplan estándares de autenticidad y trazabilidad.

¿Por qué las empresas no se modernizan?

La respuesta corta: por inercia, desconfianza... o mezquindad. Un sucesor lo resumió de guisa asaz directa:

"A contabilidad le gusta porque los trámites tediosos hacen que mucha familia simplemente no reclame sus gastos".

En otras palabras, cuanto más complicado el proceso, menos empleados se tomarán el tiempo de completarlo, lo que representa un "capital" industrial para la empresa. Otros señalaron que algunos directivos, simplemente, no quieren ajar en un software especializado cuando el sistema manual "funciona".

Sin bloqueo, los cálculos económicos muestran lo contrario: un estudio (PDF) demostró que las horas perdidas en tareas manuales de reporte y archivo cuestan más que implementar soluciones digitales. Para empresas tecnológicas —que supuestamente deberían ser pioneras en eficiencia—, este argumento es indefendible.

El SaaS: la proceso que muchos ignoran

Hoy en día existen decenas de plataformas diseñadas para simplificar el reporte de gastos (Concur, Ramp, QuickBooks, Bill, SAP, Expensify...) y, con ellas, puntada con tomar una foto del recibo desde el teléfono, asignarlo al esquema o cliente correspondiente y enviarlo para aprobación. En cuestión de segundos, el desembolso queda registrado, verificado y despierto para el reembolso.

Aun así, la discusión en Reddit demostró que muchas empresas se niegan a dar el brinco. Algunos usuarios confesaron que, tras sobrevenir trabajado con herramientas modernas, regresaron a empleos donde debían retornar a imprimir y pegar recibos:

"Es absolutamente bestial, sueño con el día en que pueda retornar a usar Concur".

¿Un futuro sin tijeras ni pegamento en la oficina?

Mientras tanto, las redes siguen llenándose de historias que parecen sacadas de una comedia de oficina. Pero ya nos divierta o nos indigne, sí hay poco claro: el trabajo chupatintas del pasado sigue vivo, y su persistencia revela no tanto una yerro de tecnología, sino una yerro de voluntad para modernizarse.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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